Veel mensen zijn al gewend om thuis in de cloud te werken. Denk aan diensten zoals e-mail, WhatsApp, Netflix, Spotify en Dropbox. Steeds meer bedrijven kiezen er ook voor om in de cloud te werken. Bijvoorbeeld omdat ze snel willen opschalen, medewerkers vanuit verschillende locaties werken of om de IT-afdeling enorm veel werk uit handen te nemen. Wat zijn de mogelijkheden als jouw bedrijf ook in de cloud wil werken?
Wat is ‘de cloud’?
In de cloud werken betekent dat je gebruikmaakt van online diensten. De systeembeheerder hoeft dus geen softwarepakketten te installeren op de computers van medewerkers. In de cloud kan iedere medewerker met een gebruikersnaam en wachtwoord direct gebruikmaken van de diensten. Dat betekent dat medewerkers ieder moment van de dag, vanaf iedere locatie ter wereld kunnen inloggen en direct de meest actuele gegevens inzien.
Welke diensten werken in de cloud?
Er zijn veel aanbieders van zakelijke diensten die in de cloud werken. Zo kan je bij Dropbox, HiDrive en Onedrive alle bestanden opslaan, zoals Word-documenten, Excelsheets, PDF’s, afbeeldingen en video’s. Zoek je juist een managementtool om taken te plannen in scrumteams of wil je alle helpdeskvragen online structureren, dan kan je denken aan diensten zoals Zendesk en Trello. Zijn je medewerkers actief op verschillende locaties of werken ze vanuit verschillende kantoorruimtes, dan kan een zakelijk chatprogramma zoals Slack een oplossing bieden. Wil je goedkoop bellen? Ook dat kan via de cloud met VoIP-telefonie.
Verder hebben diverse branches extra beveiligde software, zodat collega’s veilig met elkaar kunnen samenwerken. Die veiligheid is extra belangrijk wanneer je werkt met privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld in de verzekeringsbranche, advocatuur of zorg.
Voordelen voor medewerkers
Voor medewerkers is het vaak prettig om in de cloud te werken. Zij melden zich aan op hun desktop, laptop, tablet of smartphone en kunnen direct bij hun bestanden. Waar ze ook zijn en hoe laat het ook is. Dat maakt de cloud ideaal voor flexwerkplekken of collega’s die vanuit huis werken. Ook frustraties over updates zijn niet meer nodig; medewerkers hoeven niet te wachten tot een systeembeheerder langskomt om het Administrator-wachtwoord in te voeren en de updates uit te voeren. Alle software in de cloud wordt automatisch geüpdatet. Alle informatie is ook veilig opgeslagen. Laat je per ongeluk koffie over je laptop vallen of crasht de pc? Zelfs als de laptop daarna niet meer werkt, blijft de informatie nog steeds veilig opgeslagen in de cloud.
Gemakkelijk in beheer
Werken in de cloud betekent ook minder werk voor de ondersteunende diensten van de IT-afdeling. Wanneer een nieuwe computer in gebruik wordt genomen, is het voldoende om in te loggen op de clouddiensten. De clouddiensten zelf hoeven niet geïnstalleerd te worden, al zijn er soms wel apps beschikbaar om het nog makkelijker te maken voor de gebruiker. Alle updates worden automatisch uitgevoerd en de leverancier maakt automatisch back-ups.
Een ander voordeel is dat leveranciers van de cloud-diensten de systeembeheerder veel werk uit handen neemt. Heb je meer capaciteit nodig omdat het aantal werknemers is gegroeid of je met grote projectbestanden werkt? De IT-afdeling hoeft geen extra servers of andere hardware aan te schaffen. Upgrade eenvoudig je abonnement door contact op te nemen met de leverancier. Is er een storing? Neem dan contact op met de leverancier van de software. Die kan meestal op afstand helpen en meekijken in het systeem. Daardoor is het probleem vaak sneller opgelost en kunnen medewerkers gewoon door blijven werken.
Zijn er ook nadelen aan werken in de cloud?
Ieder bedrijf wil zijn klant- en bedrijfsgegevens zo goed mogelijk beschermen. Het voordeel van de cloud is dat de leverancier automatisch back-ups maakt. Zelfs bij diefstal of brand blijven gegevens bewaard. De beveiliging van grote leveranciers is ook vaak beter dan de beveiliging van een lokaal netwerk, omdat ze met state-of-the-art beveiligingsoplossingen werken. De zwakste schakel in de beveiliging zijn vaak de eigen medewerkers. Omdat phishing-mail steeds persoonlijker wordt en daardoor niet altijd als een dreiging wordt herkend, kan dit een risico zijn voor je beveiliging. De ICT-afdeling helpt je graag om ook dit soort risico’s te vermijden, zodat iedereen veilig gebruik kan maken van de cloud.
De ICT-afdeling helpt jouw bedrijf op weg
Wil je met jouw bedrijf overstappen op clouddiensten? Laat het ons gerust weten. We helpen graag je graag op weg. We kijken welke diensten je nodig hebt, maken een plan en begeleiden je met de overstap, zodat je bedrijf zorgeloos overstapt op de cloud.
