Onlangs heeft Microsoft Office 2016 gelanceerd en hierin zitten uiteraard de nieuwste versies van Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook bij de versie Office Home & Business 2016. De meest gangbare versie voor ondernemers. Ook Access, Project en Visio hebben een update gekregen.
Uiterlijk Office 2016
Het uiterlijk van de applicaties is ten opzichte van Office 2013 niet veel gewijzigd. De programma’s binnen Office zijn plat vormgegeven. De grootste verandering in het uiterlijk ten opzichte van Office 2013 is dat de tabbladen en de titelbalk boven het lint gekleurd zijn. In Word en Outlook zijn deze bijvoorbeeld blauw en in Excel groen.
Nieuwe functionaliteiten
De nieuwe functies binnen Office 2016 zijn gericht op werken met elkaar en op workflow optimalisatie. Een aantal van de nieuwe functies zijn gericht op klanten met een Microsoft account met OneDrive. Wanneer bestanden in OneDrive worden opgeslagen zijn de functies zoals samenwerken en versiegeschiedenis beschikbaar.
Samenwerken binnen hetzelfde bestand
Om samen te kunnen werken dient het bestand op OneDrive te staan. Vervolgens kan het dan gedeeld worden met een contactpersoon die ook OneDrive gebruikt. Tijdens het testen blijkt dat niet alles even vlekkeloos verloopt. Soms worden de woorden bij de andere persoon niet weergegeven of worden er halve woorden weergegeven. Door het bestand op te slaan werd het echter wel gesynchroniseerd. Het gelijktijdig opslaan van bestanden wordt wel goed gedaan. Wanneer OneDrive niet wordt gebruikt door uw onderneming kan het even wennen zijn. Deze functie is beschikbaar in Word en PowerPoint.
Verbeterde versiegeschiedenis
Voor deze functie dient het bestand op OneDrive te staan. Het is niet mogelijk om versiegeschiedenis lokaal te gebruiken. Wanneer het geopende bestand op OneDrive staat verschijnt er in het menu ‘Bestand’ een extra item ‘Geschiedenis’. Er kan dan gebladerd worden door alle opgeslagen versies van het bestand. Deze functie is beschikbaar in Word, PowerPoint en Excel.
Smart lookup
Binnen de programma’s van Office 2016 kunt u nu, zonder het programma te verlaten waar u in werkt, op het internet zoeken naar een bepaald woord of een zin. Door de tekst te selecteren en met rechtermuisknop te klikken krijgt u de optie ‘Slim zoeken’ te zien. Aan de rechterkant verschijnt er vervolgens informatie over de specifieke zoekterm. Wanneer de tekst bijvoorbeeld over Nederland gaat kunt u binnen enkele seconden een kaart van Nederland vinden en slepen naar de tekst binnen Word.
Werken op verschillende apparaten
Microsoft begrijpt dat door de ontwikkelingen van smartphones en tablets het gebruik van Office onderweg steeds belangrijker wordt. Om hierop in te spelen heeft Microsoft ervoor gezorgd dat de software op elk apparaat het zelfde uiterlijk heeft maar ook veel van de zelfde functies heeft. Gebruik van invoegtoepassingen op elk apparaat is niet mogelijk, maar heel veel van de andere functies wel. De Outlook smartphone app is echter wel sterk vereenvoudigd in vergelijking met de desktop app. De bedoeling is om Office op verschillende apparaten te complimenteren en niet te vervangen. Op de tablet zijn veel functies wel aanwezig. Voor veel gebruikers zullen de functies van de smartphone en tablet versie voldoende functionaliteiten hebben.
Upgraden naar Microsoft Office 2016 of niet?
Het advies is om niet direct te upgraden. Direct upgraden raden wij altijd af in verband met eventuele bugs in de nieuwe versie en incompatibiliteit met eventuele invoegtoepassingen van uw branchesoftware. Bijvoorbeeld de software van Unit4. Wacht dan in ieder geval totdat de softwareleverancier aangeeft dat ze de invoegtoepassingen geschikt hebben gemaakt voor de nieuwste versie van Office. Omdat er geen fundamentele verschillen zijn in Office 2016 waardoor er compatibiliteitsproblemen ontstaan, net zoals bij Office 2003 en nieuwere versies van Office, is het upgraden niet nodig. Ook niet wanneer u momenteel Office 2010 gebruikt. Heeft u het gevoel dat de nieuwe functies de workflow zullen verbeteren en wilt u toch over naar Office 2016? Dan raden we aan om dit pas in 2016 te doen.
Welke Office versie past bij mij?
Maandelijks Office 365 abonnement? Eenmalige Office 2016 licentie? Exchange online? Exchange On-Premise? Bent u niet zeker van de verschillende voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden?
Neem contact op met de ICT afdeling om een adviesgesprek in te plannen voor een eventueel implementatietraject.
